Muutosagentit

Parempi pyytää anteeksi kuin lupaa

Saija Viitala

Ilkka Malin

Valtionhallinnossa on totuttu toimimaan vakiintuneiden tapojen mukaan. Ministeriöissä on kuitenkin alkanut liikkua uudenlaisia vallankumoustaistelijoita, jotka toimivat lupia kyselemättä ja rajoista välittämättä. Keitä ovat nämä byrokraattisen toimintakulttuuriin uudistamiseen tähtäävät mysteeriset muutosagentit?

muutos_mobile_1

Valtiovarainministeriön kehittämispäällikkö Virpi Einola-Pekkinen on työskennellyt valtionhallinnossa 30 vuoden ajan. Hänen työnkuvansa poikkeaa monen muun virkamiehen työstä, sillä perinteisten työtapojen noudattamisen sijaan Einola-Pekkisen tehtävänä on horjuttaa niitä.

M2

“Sinut on ilmiannettu”

Vuosi sitten Einola-Pekkinen ryhtyi kokoamaan ministeriöissä työskentelevistä virkamiehistä niin kutsuttujen muutosagenttien verkostoa.

‚ÄĚMuutosagenttiudessa on kyse uudenlaisesta toimintakulttuurista. Muutosagenttina toimiminen edellytt√§√§ virkamiehilt√§ rohkeutta, luovuutta ja ep√§onnistumisen hyv√§ksymist√§ sek√§ ep√§mukavuusalueella olemista‚ÄĚ, Einola-Pekkinen kiteytt√§√§.

Einola-Pekkisen mukaan muutosagenttiverkoston rakentamisessa on kyse byrokraattisen toimintakulttuurin vallankumouksesta. Verkoston rakentaminen aloitettiin l√§hett√§m√§ll√§ virkamiehille s√§hk√∂posti, joka alkoi salaper√§isesti sanoilla “Sinut on ilmiannettu”.

T√§ll√§ hetkell√§ verkostossa on noin 30‚Äď40 aktiivista toimijaa, ja s√§hk√∂postilistalla noin 100 seuraajaa. Vuoden alussa Startup Saunalla j√§rjestetyss√§ tapaamisessa oli mukana jo yli 50 virkamiest√§ eri ministeri√∂ist√§.

Hidas ja segmentoitunut toimintaympäristö

Valtioneuvoston muutosagenttiudessa on ennen kaikkea kyse virkamiesten välisen yhteistyön lisäämisestä.

‚ÄĚMuutosagentit toimivat yhteisty√∂ss√§ muiden toimijoiden kanssa. Ihmisi√§ ja ongelmia on pystytt√§v√§ t√∂rm√§ytt√§m√§√§n, ja resursseja liikuttelemaan sinne, miss√§ tarvetta on. Muutosagentit haluaisivat n√§hd√§ ministeri√∂iden resurssit yhteisin√§, sill√§ meill√§ kaikilla on kuitenkin sama ty√∂nantaja, jota palvelemme.‚ÄĚ

Einola-Pekkisen mukaan toimintaan mukaan lähteneet muutosagentit toimivat lupia pyytämättä ja työryhmien asettamista ja hankkeiden käynnistymistä odottamatta.

‚ÄĚUsein luvan pyyt√§minen on meill√§ korvien v√§liss√§, sill√§ luulemme, ett√§ niin pit√§√§ tehd√§. Monesti on kuitenkin vain l√§hdett√§v√§ liikkeelle ja ryhdytt√§v√§ tekem√§√§n asioita. On parempi pyyt√§√§ anteeksi, kuin lupaa‚ÄĚ, Einola-Pekkinen sanoo ponnekkaasti ja jatkaa:

‚ÄĚAina voi pahoitella j√§lkeenp√§in, jos on sattunut astumaan kollegan varpaille. Mutta ainakin asioita saadaan nopeammin eteenp√§in ja ehk√§p√§ jopa uudenlaisesta n√§k√∂kulmasta.‚ÄĚ

Valtiovarainministeriön kehittämispäällikkö näkee hallinnon perinteisessä toimintakulttuurissa yhteistyöhön kannustamattoman ja hitaan toimintakulttuurin lisäksi myös muita ongelmia.

‚ÄĚMinisteri√∂t ovat segmentoituneet erillisiksi yksik√∂iksi, joista k√§sin asioita tarkastellaan. Kun jokainen ministeri√∂ tekee omassa pikkusiilossaan samaa asiaa, syntyy turhia p√§√§llekk√§isyyksi√§. T√§m√§ on sek√§ turhauttavaa ett√§ √§lytt√∂m√§n kallista.‚ÄĚ

M1

Muutos ei pelota, jos on mukana

Einola-Pekkinen ei ole n√§kemystens√§ kanssa yksin. Ministeri√∂iden kansliap√§√§llik√∂t ovat antaneet vahvan tukensa asialle, ja nyt ollaan Einola-Pekkisen sanoin jo “hyv√§ss√§ vireess√§”.

Tällä hetkellä vain alle prosentti valtioneuvostossa työskentelevästä 4000 virkamiehestä toimii aktiivisena muutosagenttina. Einola-Pekkisen mukaan suurin osa ministeriöissä työskentelevistä kuitenkin toivoisi muutosta.

‚ÄĚVaikka ylin johto onkin sitoutunut toimintakulttuuriin muutokseen, on osoittautunut, ett√§ v√§lijohto voi pahimmillaan olla melkoisen paha ‚Äôgatekeeper‚Äô. Vastaavasti parhaimmillaan se voi aktiivisesti edist√§√§ uusien toimintatapojen k√§ytt√∂√∂nottoa‚ÄĚ.

Einola-Pekkisen mukaan muutosagenttina toimiminen onkin ennen kaikkea asennekysymys. Muutosagenttius ei tuo oman työn päälle lisää tehtäviä, vaan kyse on henkireiästä, jossa voi tuulettaa omia ajatuksiaan ja saada omaan työhön uudenlaista virtaa. Muutosagentit käyttävät myös uudenlaisia virtuaalisia työkaluja kuten Yammeria, jos kasvokkaiseen kokoustamiseen ei ole aikaa.

‚ÄĚItse kuulun niihin, jotka energisoituvat muutoksesta, mutta ymm√§rr√§n, etteiv√§t kaikki tee niin, eik√§ tarvitsekaan. Haluaisin kuitenkin muutoksen vastustajien n√§kev√§n, mit√§ he voisivat uudenlaisesta toimintakulttuurista itselleen saada.‚ÄĚ

Einola-Pekkinen puhuu jähmeän byrokratian vastakohtana strategisesta ketteryydestä ja siteeraa Mikko Kososen näkemystä teoksesta Nopea Strategia (2008):

‚ÄĚKososen mukaan yritykset eiv√§t kuole siihen, ett√§ ne tekev√§t v√§√§ri√§ asioita, vaan siihen, ett√§ ne jatkavat liian pitk√§√§n asioita, jotka ovat joskus olleet oikein. Haluaisinkin virkamiesten kysyv√§n itselt√§√§n, onko nykyinen 20 vuotta k√§yt√∂ss√§ ollut toimintamalli yh√§ paras mahdollinen.‚ÄĚ

muutos_mobile_2

√Ąlyk√§s hallinto

Einola-Pekkinen toivoo näkevänsä tulevaisuudessa yhä enemmän hankkeita ja projekteja, joihin kuka vain asiasta kiinnostunut voisi osallistua.

‚ÄĚMinisteri√∂iden kuulemismenettely on hyv√§ alku, mutta yhteisty√∂t√§ tulisi tehd√§ koko prosessin ajan. Ty√∂ryhm√§√§n ja valmistelevaan tahoon voi kutsua erilaisia asiasta kiinnostuneita ihmisi√§. Se on sitten eri asia, kuka lopulliset p√§√§t√∂kset asioista tekee‚ÄĚ, Einola-Pekkinen selitt√§√§.

Einola-Pekkinen uskoo yhdessä tekemisen, eli co-creationin ohella myös design-ajattelun johtavan parempiin ratkaisuihin.

‚ÄĚOngelma, jota l√§hdet√§√§n ratkaisemaan, voidaan muotoilla monella tavalla. Kun ilmi√∂t√§ l√§hdet√§√§n muotoilemaan useasta eri suunnasta k√§sin, saatetaan l√∂yt√§√§ uusia ratkaisuja. Esimerkiksi nuorten syrj√§ytyminen kuuluu usean eri ministeri√∂n tontille, ja koskettaa niin kansalaisia, yrityksi√§ kuin yhteis√∂j√§kin. Yhdess√§ ilmi√∂ voidaan n√§hd√§√§n uudessa valossa, jolloin ongelman ratkaisemiseen t√§ht√§√§v√§t kysymyksenasettelutkin muotoutuvat erilaisiksi kuin ennen.‚ÄĚ

Vannoutunut muutosagentti lähettää terveisensä kaikille hallintoon:

‚ÄĚHallinto voi, ja sen pit√§√§ toimia √§lykk√§√§sti. √Ąlyk√§s hallinto on mahdollistaja, eik√§ esteiden rakentaja. Sen tulee ymm√§rt√§√§ laajasti hallinnon ulkopuolisia toimijoita ja mahdollistaa eri tahojen v√§linen yhteisty√∂. Muutosagenttiuden avulla se on mahdollista‚ÄĚ, Einola-Pekkinen hymyilee.